Zalecenia techniczne do projektu „Archiwa Przełomu 1989-1991”
Realizacja projektu odbywać się będzie w dwóch etapach. Projekt jest wieloletni i nie jest ograniczony ramami czasowymi.
Etap pierwszy - uwzględniający możliwości organizacyjno-techniczne podmiotów biorących w nim udział - przewiduje przeprowadzenie kwerendy w posiadanych zasobach i wytypowanie zespołów, kolekcji archiwalnych i bibliotecznych, a następnie konkretnych jednostek archiwalnych (inwentarzowych, katalogowych). Docelowo do digitalizacji może zostać wytypowana cała jednostka archiwalna lub pojedyncze z niej dokumenty o najwyższej wartości historycznej. Wyniki tych poszukiwań, przedstawione w formie szczegółowej, zostaną zamieszczone w Internecie w jednym elektronicznym katalogu wraz ze skanami, jeżeli równocześnie takie zostaną nam przesłane. W innym przypadku skany będą zamieszczane w terminie późniejszym - w drugim etapie realizacji projektu.
Etap drugi – obejmie prace związane ze skanowaniem poszczególnych jednostek archiwalnych lub dokumentów (pism, obwieszczeń, ulotek, zdjęć itp.)i zamieszczenie ich w Internecie [1].
Zaleca się stosowanie następującej struktury katalogów:
1) Podmiot przekazujący cyfrowy materiał archiwalnych (np. Archiwum Państwowe w…., Biblioteka…., Uniwersytet….),
2) Zespół, kolekcja,
3) Seria/podseria (o ile taka strukturę ma zespół czy kolekcja)
4) Sygnatura jednostki archiwalnej, inwentarzowej (katalog, który zawierać będzie kolejne skany dokumentów.
Zaleca się stosowanie parametrów digitalizacji materiałów archiwalnych: dla dokumentacji tekstowej – rozdzielczość 300 ppi, format zapisu TIFF bez kompresji i 8 bitową skalę szarości; w przypadku dokumentów zawierających kolorowe elementy oraz dokumentów ikonograficznych (np. plakaty, afisze, druki ulotne) głębia kolorów – 24- bitowa RGB [2]. Do celów popularyzacyjnych dopuszcza się skany w formacie JPG.
Zaleca się stosowanie parametrów digitalizacji materiałów archiwalnych: dla dokumentacji audio: nagrania stereo – 24 bit, częstotliwość 44,1 kHz, nagrania mono 16 bit, częstotliwość 44,1 kHz, format WAVE (Microsoft Wave). Dopuszczalne są pliki w formacie MPEG-1 Layer (MP3), mono/stereo 128 kbps, częstotliwość 44,1 kHz.
Przesłane skany mogą być oznaczone w sposób wskazujący podmiot, w którym znajduje się oryginalne materiały archiwalne. Kwestia odbioru skanów będzie uzgadniana indywidualnie.
W projekcie rozważa się możliwość prezentacji materiałów archiwalnych zamieszczonych już w Internecie w postaci np. biblioteki cyfrowej. Prezentacja nastąpi poprzez odpowiedni link internetowy.
Udostępnienie zeskanowanych dokumentów nie może powodować naruszenia prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic prawnie chronionych. Z tego względu dokumenty, które docelowo mają być umieszczone w Internecie powinny uwzględniać powyższe zastrzeżenia, a jednocześnie w pełni oddawać atmosferę z okresu transformacji ustrojowej.
Jesteśmy przekonani, że nadsyłane propozycje spełnią wymagania projektu, który stanie się atrakcyjną ofertą nie tylko dla profesjonalnych badaczy najnowszych dziejów Polski, ale także dla historyków amatorów regionalnych i lokalnych, działaczy samorządowych, studentów, nauczycieli, uczniów – dla każdego obywatela.
Informacje dot. realizacji projektu można uzyskać:
Archiwum Senatu RP Archiwum Prezydenta RP
Robert Kubaś – kierownik Janusz Kuligowski –dyrektor
Tel. (22) 694 90 06 Tel. (22) 695 17 25
[1] W zakresie realizacji prac związanych z digitalizacją materiałów archiwalnych pomocne mogą być zalecenia w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych w archiwach państwowych stanowiących załącznik do zarządzenia nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. (zob. akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych www.archiwa.gov.pl) lub inne wskazówki np. producentów urządzeń skanujących.
[2] Zobacz też załącznik nr 2 do Zarządzenia wymienionego w przypisie 1.
